Råd og veiledning i bruk av samspillsentrepriser
Vi har ulike kontraktsmaler for ulike samspillsmodeller.
Samspillsentreprise, samspillsavtale eller samspillskontrakt er en måte å gjennomføre byggeprosjekter på, en gjennomføringsmodell. Ikke et bestemt sett med kontraktsvilkår eller en kontraktsform, slik vi kjenner entrepriseformene totalentreprise NS 8407 og utførelsesentreprise NS 8405.
Gjennomføringsmodellen kan brukes både på totalentrepriser og utførelsesentrepriser, på små og store prosjekter.
Et hovedpoeng med modellen er å slippe entreprenøren og kanskje leverandører inn i prosjektet fra starten. De kan bidra med sin sin erfaring og kompetanse slik at byggherren kan dra nytte av deres ideer om hva byggherren bør, og ikke bør ta med som funksjonskrav og andre krav entreprenøren skal oppfylle i byggefasen. Dette gir mange fordeler, men også farer.
På disse sidene kan du lese mer om det du må tenke på for å planlegge og gjennomføre samspillsentrepriser på en trygg og god måte for alle parter. Du kan også lese om hvilke kontraktsregler, vilkår som bør være med i samspillskontraktene du skal lage eller signere på.
Vi gir daglig råd om planlegging og gjennomføring av samspillsentrepriser. Det koster ikke noe å spørre.
Ring 90 72 86 82 og snakk med Bent S. Kverme, eller send melding.
La oss først snakke om kontraktstrategi og kontraktsvilkår
Er samspillsentreprise en modell som kan passe i ditt prosjekt?
En av de første beslutninger byggherren må ta, i ethvert byggeprosjekt, er kontraktstrategi.
Ønsker byggherren en utførelsesentreprise, totalentreprise, byggherrestyrt entreprise, totalentreprise med en generalentreprenør, eller samspillsentreprise?
Valget av kontraktstrategi, er kritisk for om prosjektet skal bli vellykket eller ikke, og vil være bestemmende for hvilke kontraktsvilkår som skal inn i hver kontrakt.
Hvilken strategi som er riktig i ditt prosjekt beror på ulike forhold. Vi kan nevne byggherrens kunnskap og erfaring med å lede byggeprosjekter, ressursene til å drive tilstrekkelig prosjektledelse gjennom hele prosjektet, behovet for kontroll over metode og materialvalg, entreprenørens erfaring og ønske mm.
Vi ser at tidlig involvering av entreprenøren og leverandør gir fordeler i nesten alle prosjekter og vi anbefaler samspill i nesten alle prosjekter. Men det er viktig å huske at ulike prosjekter krever ulik regulering. Det er ikke slik at en samspillskontrakt passer i alle prosjekter.
Her kan du lese mer om hvilken kontraktstrategi du kan velge i ditt prosjekt.
Det finnes ikke en Norsk Standard-kontrakt for samspillsentrepriser ennå. Det finnes mange eksempler på kontrakter som brukes, men de er av varierende kvalitet.
Mange tar utgangspunkt i kontrakter andre har laget og bruker de som en mal. Felles for de fleste kontraktene vi finner der ute er at de er unødvendig kompliserte eller mangler god regulering av de rettigheter, plikter og ansvar partene trenger i en samspillsentreprise generelt og det aktuelle prosjektet spesielt.
Noen velger å bruke NS 8407 i både i fase 1 og fase 2. NS 8407 mangler regler som er tilpasset partenes behov for regulering i fase 1. Derfor er det å kun bruke NS 8407 som den er, noe vi ikke anbefaler.
Vi ser at noen bruker NS 8401 i fase 1, det vil si at entreprenøren skal få betalt en fast pris for arbeidet i fase 1. Vi mener det ikke er optimalt med fast pris i fase 1. Det gir forutsigbarhet for byggherren hva gjelder pris, men det skaper feil insitamenter for entreprenøren.
Fase 1 bør vare frem til byggherren opplever at prosjektet er modent nok til å gå over til fase 2. Da kan fase 1 vare noe lenger eller kortere enn opprinnelig planlagt, og da er det bedre at entreprenøren får betalt for medgått tid i fase 1 i stedet for en fast pris.
Vi anbefaler derfor å bruke noen av reglene vi finner i NS 8402 i fase 1 og en justert NS 8407 i fase 2.
Vi har utarbeidet en kontraktsmal vil anbefaler, som tar utgangspunkt i disse NS kontraktene. Vi har lagt vekt på å bruke kontraktsvilkår de fleste kjenner igjen fra NS kontraktene og satt de sammen på en slik måte at kontrakten totalt sett er enkel å forstå for partene. På den måten får partene kjente rettigheter og plikter tilpasset samspillsmodellen.
Les mer om vår kontraktsmal her.
Vi gir daglig råd om planlegging og gjennomføring av samspillsentrepriser. Det koster ikke noe å spørre.
Ring 90 72 86 82 og snakk med Bent S. Kverme, eller send melding.
Velg riktige samarbeidspartnere
Valget av samarbeidspartnere vil ofte vise seg å være avgjørende for om prosjektet blir vellykket eller ikke.
Når kontraktsstrategi og kontraktsvilkår er valg, må byggherre velge en eller flere samarbeidsparter. Det å ha valgt samarbeidspartene og signert kontrakt er en av de viktigste milepælene i prosjektet.
Private byggherrer kan fritt velge prosedyren for valg av samarbeidsparter. Vi anbefaler bruk av en justert og presisert NS 8410. Offentlige oppdragsgivere må følge regelverket om offentlige anskaffelser. I praksis bør både private og offentlige byggherrer følge omtrent samme prosedyre.
Felles for alle prosjekter er at entreprenørene som velges bør ha nødvendig kompetanse, erfaring og økonomi til å gjennomføre prosjektet. Dette avklares normalt gjennom kvalifikasjonskrav. Dernest må entreprene vise at de er den beste entreprenøren for oppdraget. Dette avklares gjennom tildelingskriterier.
Vi har standardmaler for konkurransegrunnlag og evalueringsprosedyrer.
Vi bistår både byggherrene og entreprenørene i slike prosesser. Vi hjelper da både byggherrene og entreprenørene med å forstå prinsippene for samspillsentrepriser og etablere felles regler for samarbeidet. Vi hjelper også partene å forstå betydningen av og etableringen av en hensiktsmessig prosjektorganisasjon og arbeidsrutiner.
Erfaringsmessig varierer det mye hvor mye samspillskompetanse partene har, og begge parter er ofte tjent med litt bistand for å komme riktig ut fra starten av.
Det er først og fremt arbeidet i fase 1 som skiller samspillsentrepriser fra mer tradisjonelle gjennomføringsmodeller. Det er også i fase 1 partene kan rote det til og skape ansvarssituasjoner partene egentlig ikke hadde tenkt seg.
Det er derfor viktig at partene bruker litt ekstra tid på
Det er lite hjelp i gode kontraktsvilkårene som gir partene rettigheter og plikter dersom partene ikke følger intensjonen i reglene og roter det til i fase 1 .
Vår viktigste bistand går derfor ut på å sikre at partene forstår og innretter seg etter formålet, oppgavene, dokumentene og kontraktsvilkårene i fase 1.
Når partene har forstått dette, kan det spennende arbeidet i fase 1 begynne. Det vil si at partene sammen starter arbeidet med å avdekke muligheter og risikoer i prosjektet, beskrive og prise dem. Det skal treffes beslutninger om funksjonskrav og andre krav som skal oppfylles i fase 2, og prosjektet skal gradvis bli mer og mer spesifisert og modent. Riktig organisering, tilstrekkelig og god bemanning av prosjektet, tilgang til riktige ressurser og god prosjektledelse er viktige suksessfaktorer i denne fasen.
Les mer om oppgavene som typisk skal håndteres i fase 1.
Mange er av den oppfatning at man må ha en målpris for å kunne kalle prosjektet en samspillsentreprise. Det er feil. Målpris er en bonus/malus ordning partene kan velge å avtale, en insitamentsordning for økt samarbeid i fase 2.
Partene kan velge å ikke ha målpris og i stedet avtale en fast pris eller enhetspris. Det er ikke uvanlig at partene etter å ha gjennomført fase 1 innser at de ønsker en ren totalentreprise NS 8407 i fase 2. Noen går også for en utførelsesentreprise NS 8405 i fase 2 uten målpris og opplever likevel å ha stor nytte av å ha gjennomført samspill i fase 1.
Dersom man velger å avtale målpris i fase 2, er det viktig at partene er omforent på hvilke kostnadselementer som er inkludert i målprisen, og med det skal inn i prosjektregnskapet. Hvilke kostnadsposter som inkluderes i målprisen er deretter bestemmende for hvilke kostnader partene særlig skal samarbeid om å begrense.
Det blir ofte avtalt at målprisen skal endres etter reglene om endringer av kontrakten. Dette høres enkelt ut, men det blir i praksis feil. Det er riktig at i bestemte situasjoner vil en endring naturlig føre til endring av målpris, men det gjelder ikke alltid. Derfor må partene i fase 1 bestemme nærmere hvilke situasjoner som skal føre til at målpris endres, og hvilke situasjoner endringer ikke skal føre til endring av målpris.
Uttrykk så som budsjettpris, rammepris, åpen bok, kost pluss ol. grenser mot målpris, men er ikke det samme.
Les mer om målpris her.
Vi gir daglig råd om planlegging og gjennomføring av samspillsentrepriser. Det koster ikke noe å spørre.
Ring 90 72 86 82 og snakk med Bent S. Kverme, eller send melding.
Overgang til fase 2
Overgangen til fase 2 er en meget kritisk milepæl. Fase 2 må ikke starte før byggherren har vedtatt et klart og uttømmende prisgrunnlag for arbeidet i fase 2. Det er i tillegg flere andre dokumenter som må være klare.
Før partene starter fase 2 er det viktig at de beslutninger som skal tas i fase 1 er godt dokumentert og at byggherrens krav til det som skal bygges i fase 2 er beskrevet på en klar og uttømmende måte.
Siden entreprenøren allerede er inne i prosjektet fra starten av, kan og bør også fremdriftsplan, fakturerings og betalingsplan være utarbeidet før overgang til fase 2.
Dernest er det viktig å tenke gjennom hvem som skal ha ansvar for hva. Mange tror at partene automatisk får en form for solidarisk ansvar i samspillsentrepriser. Det er en farlig misforståelse. Samspillsentreprise betyr ikke solidarisk ansvar.
Det kan være at partene avtaler målpris som gir en form for solidarisk ansvar for utvalgte kostnader, men det er viktig at partene har tenkt gjennom hvilke kostnadsposter de ønsker å dele ansvaret for. Noen form for solidarisk ansvar for kostnadsposter som ikke er tatt inn i målpris, skal det normalt ikke være.
Det er kontraktsvilkårene som i utgangspunktet fordeler ansvar og rettigheter, men hva partene faktisk gjør er ofte like viktig. Ser partene bort fra kontraktsvilkårene og handler i strid med dem, kan de faktiske handlinger, eller konkludent adferd, i stedet blir avgjørende for hvilke rettigheter og plikter partene får.
Vår bistand går derfor ut på å bevisstgjøre hva partene må ha gjort før overgang til fase 2, for å sikre at ansvaret og rettighetene faktisk blir fordelt slik kontraktsreglene bestemmer.
Er du i tvil om hva som må på plass for å få riktig ansvarsfordeling i prosjektet bør du undersøke dette nærmere.
Overgangen til fase 2 er en av de viktigste milepælene i prosjektet.
Fase 2 med eller uten insentiv
Det fulle potensialet med samspillsentreprisene hentes best ut med målpris, men det er ikke nødvendig med målpris.
Er det ikke avtalt målpris skiller samspillsentreprisenes fase 2 seg ikke mye fra tradisjonelle entrepriseformer.
Er det avtalt målpris er det med en gang en del forhold som skiller samspillsentreprisene fra tradisjonelle entrepriseformer. Behovet for tett oppfølging av kostnadene i prosjektet, prosjektregnskapet blir med en gang viktig. Fenomenet «åpen bok» kommer inn i bildet, men hvordan «åpen bok» gjennomføres i praksis må partene ha avtalt i fase 1. Byggherren må være mer «på ballen» med aktiv byggeleder, og partene må fortsette samarbeidet med å finne prosjektoptimaliserende tiltak.
Det er med andre ord bruken av målpris som gjør at vi snakker om samspillsentreprise i fase 2. Skal dere avtale målpris er det viktig på forhånd å ha en klar oppfatning av hvordan målpris justeres gjennom endringsreglene, og ikke minst hvilke endringer som skal føre til justert målpris.
Er det ikke avtalt målpris skiller overtakelses- og sluttoppgjørsprosedyrene i samspillsentreprisene seg ikke mye fra tradisjonelle entrepriseformer.
Arbeidene ferdigstilles av entreprenøren, innreguleringer og tester gjennomføres og dokumenteres, FDV og dokumentasjon på testene sendes byggherren og det gjennomføres overtakelsesforretning og sluttoppgjør.
Er det avtalt målpris må partene gjennomføre selve sluttoppgjøret annerledes, og prosedyrene for dette må inn i kontrakten partene avtaler allerede før oppstart av fase 1. Dette siste viser hvor viktig det er å ha tenkt gjennom hele prosjektet før avtaler inngås og kontrakter signeres.
Vi anbefaler at det gjennom prosjektperioden og etter avsluttet prosjekt, gjennomføres evalueringsmøter.
Les mer om avslutningen av prosjektet her.
Vi gir daglig råd om planlegging og gjennomføring av samspillsentrepriser. Det koster ikke noe å spørre.
Ring 90 72 86 82 og snakk med Bent S. Kverme, eller send melding.
Det er leit å oppdage for sent at du burde gjort det annerledes fra start
Hvem har ansvaret for mangler?
Det skjer også i samspillsentrepriser at resultatet ikke blir helt slik byggherren ønsket det fra starten av.
I tradisjonelle entrepriseformer har vi kjente og relativt enkle metoder for å identifisere ansvarsforholdet mellom byggherren og entreprenør i slike situasjoner.
I samspillsentrepriser derimot, hvor entreprenør og byggherre har sittet sammen «rundt det runde bord» og samarbeidet om å avdekke muligheter og risiko i prosjektet, prise dem og beslutte funksjonskrav og andre krav som entreprenøren skal oppfylle i fase 2, kan det fort bli mer uklart hvem som har ansvaret for hva.
Dette må partene ha tenkt gjennom allerede før overgangen til fase 2. Håndteres prosessen frem til overgang fase 2 feil, risikerer partene å sitte igjen med et solidarisk ansvar for at arbeidet som er utført avviker fra det byggherren ønsket. Det er en situasjon verken byggherren eller entreprenøren ønsker. Sett deg derfor grundig inn i hva du må ha tenkt på før overgangen til fase 2.
Kunsten er å gjennomføre alle prosjekter på en trygg måte for begge parter. Det er alltid best å be om råd i tide.
Bruk gjerne disse sidene for å tilegne deg nyttig kunnskap om samspillsentreprise som gjennomføringsmodell. Du kan også ta direkte kontakt med oss. Det koster ikke noe å spørre.
Ring 90 72 86 82 og snakk med Bent S. Kverme,
eller send melding.
Vi bidrar gjerne med vår erfaring og kompetanse i ditt prosjekt.
Ta kontakt for en innledende samtale.
Du kan ta kontakt med et uforpliktende spørsmål uten at det koster noe.