Arbeidsoppgavene
Arbeidsoppgavene i fase 1 er først og fremst å få på plass en klar og uttømmende beskrivelse av de funksjonskrav og andre krav byggherren ønsker oppfylt av entreprenøren i fase 2, gjennomføringsfasen. Det er her i fase 1 samspillsentreprisene skiller seg mest fra de tradisjonelle entreprisemodellene.
Arbeidet innebærer å kartlegge muligheter og risikoer i prosjektet, prise dem og få økt forståelse av hva som er mulig å oppnå. Der det er nødvendig må rådgivere, tekniske entreprenører og leverandører engasjeres, både for å få bedre innsikt i mulighetene og for å ta kontroll over prisrisikoen i prosjektet.
Etter hvert som prosjektet blir mer definert, bør det lages forslag til fremdriftsplaner, fakturerings og betalingsplaner. Prinsipper for åpen bok må besluttes dersom det skal arbeides etter målpris i fase 2.
Arbeidsmetodikk
Det må velges en arbeidsmetodikk som partene behersker.
Vi anbefaler en tradisjonell prosjektstyringsmodell med prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe, betalt og ikke betalt ressursgrupper, eksempelvis brukergrupper.
Fase 1 er rett og slett en spennende fase. Muligheter og risikoer utforskes og prises, det skal treffes beslutninger om funksjonskrav og andre krav, og prosjektet skal gradvis blir mer og mer spesifisert og modent. Slikt arbeid er gøy, men det forutsetter at prosjektet bemannes opp med riktige ressurser og god prosjektledelse.
Hvordan prosjektet bemannes og arbeidet organiseres i fase 1 er en kritisk suksessfaktor.
Det er i fase 1 partene kan rote det til og skape ansvarssituasjoner partene egentlig ikke hadde tenkt seg. Det er derfor viktig at partene bruker ekstra tid på å bli godt kjent med formålet med arbeidet, de konkrete oppgavene som skal utføres og hvilke dokumenter som skal produseres i fase 1. Det er lite hjelp i klare kontraktsvilkår som gir partene rettigheter og plikter dersom partene ved handlinger i fase 1 roter det til og setter reglene tilside.
Dokumentene
Før partene starter fase 2 er det viktig at de beslutninger som skal tas i fase 1 er godt dokumentert. Dokumenter som må være utarbeidet er:
- Byggherrens krav til det som skal bygges i fase 2, beskrevet på en klar og uttømmende måte.
- Kontraktsvilkårene for fase 2.
- Fremdriftsplan, fakturerings og betalingsplan.
- Dokumentasjon av hvem som har brakt ulike opplysninger inn i prosjektet, så som grunnundersøkelse, brannkonsept/brannstrategi mm.
Det er viktig å tenke gjennom hvem som skal ha ansvar for hva i fase 2. Dette må beskrives i kontraktsvilkårene. Grunnleggende kunnskap og forståelse av funksjons- og risikofordelingen i kontraktsvilkårene som skal gjelde i fase 2 er en kritisk suksessfaktor.
Mange tror at partene skal ha en form for solidarisk ansvar i samspillsentrepriser. Det er en farlig misforståelse. Samspillsentreprise betyr ikke solidarisk ansvar for alle tenke kostnader som kan dukke opp før, under og etter at prosjektet er gjennomført. Samspillsentreprise betyr samarbeid om å finne de gode løsningene, ikke solidarisk ansvar dersom noe går galt.
Reglene om målpris kan gi solidaransvar
Det er normalt bare reglene om målpris som innfører en form for solidarisk ansvar. Dersom partene ikke ønsker solidarisk ansvar, bør de være varsomme med å avtale målpris.
Hvilke kostnader partene skal være solidarisk ansvarlige for, det vil vi hvilke kostnader som inngår i målprisen, må være tydelige beskrevet.
Er du i tvil om hva som må på plass for å få riktig ansvarsfordeling i prosjektet bør du undersøke dette nærmere.
