Det er viktig å bruke ekstra tid på å kvalitetssikre at prosjektet er modent for fase 2, før partene beslutter overgangen til fase 2. Vi har sett eksempler på at partene nærmest snubler seg inn i fase 2, uten å forstå hvilken risiko de da tar på seg.

Alle dokumenter må være klare for overgang til fase 2

Det er viktig at dokumentene som skal produseres i fase 2 er ferdige, klare og uttømmende. Dette gjelder særlig dokumentene som beskriver byggherrens funksjonskrav og andre krav. Men også de andre dokumentene må være på plass. Det er derfor lurt å kvalitetssikre alle dokumentene før den formelle beslutningen om oppstart fase 2 tas.

Vi anbefaler bruk av samspillsrådgiver i denne kritiske fasen.

Avhoppsklausulen gjelder kun fase 1

For byggherre er det viktig å kunne bruke exit-klausulen, eller avhoppsklausulen frem til overgangen til fase 2. Når fase 2 er startet har ikke byggherren denne exit muligheten. Det å snuble seg inn i fase 2 kan med andre ord frata byggherren denne muligheten.

Overgangen til fase 2 bør skje skriftlig

Vi anbefaler at det avtales, at overgangen skjer ved at partene signerer på et møtereferat hvor det fremgår at partene har besluttet at fase 1 avsluttes og at fase 2 starter. Dette for å unngå tvil rundt tidspunktet.

Fase 2 / gjennomføringsfasen

Er det ikke avtalt målpris i fase 2 skiller fase 2 seg ikke mye fra tradisjonelle entrepriseformer. Entreprenøren skal, dersom det er avtalt, prosjektere og utføre arbeidet iht. til inngått avtale slik at alle avtalte byggherrekrav og krav i lov og forskrift blir oppfylt.

Er det avtalt målpris er det med en gang en del forhold som skiller samspillsentreprisene fra tradisjonelle entrepriseformer.

Behovet for tett oppfølging av kostnadene i prosjektet og prosjektregnskapet blir med en gang viktig. Fenomenet «åpen bok» kommer inn i bildet, men hvordan «åpen bok» skal gjennomføres i praksis må partene avtale konkret.

Byggherren må være mer «på ballen» med aktiv byggeleder, og partene må fortsette samarbeidet med å finne prosjektoptimaliserende tiltak.

For øvrig må aktørene ta i bruk de verktøy som er hensiktsmessig og som har vist seg nyttig for å sikre kvalitet og fremdrift til lavest mulig kostnad.