Når kontraktstrategi og kontraktsvilkår er valgt, må byggherre velge hvem de som skal være med i prosjektet. Valgene er ofte avgjørende for om prosjektet skal bli vellykket eller ikke.
Valg av byggeleder, arkitekt og rådgivende ingeniør
Normalt vil byggherre først inngå kontrakt med en byggeleder, arkitekt og rådgivende ingeniør for å lage et konkurransegrunnlag. Det skjer gjerne i forbindelse med og forprosjektet.
I avtalen med arkitekten, rådgivende ingeniør mfl. bør det være et vilkår om at de kan bli transportert til entreprenøren, eller at byggherre kan si opp avtalen dersom entreprenøren ønsker å bruke egen arkitekt og rådgivende ingeniør.
Byggelederen skal være «vaktbikkje» for byggherren og må derfor ikke få andre oppgaver, så som prosjektering, prosjekteringsledelse eller prosjektledelse. Byggelederen blir derfor værende i sin posisjon som byggelederens høyre hånd og skal ikke transporteres til entreprenøren.
Valg av entreprenør er en kritisk suksessfaktor
Entreprenøren som velges må passe for prosjektet. Entreprenøren bør ikke være for stor eller for liten, han må ha tilstrekkelig med ressurser, erfaring og kompetanse til å gjennomføre prosjektet. Det må også være god kjemi mellom personene som skal samarbeide i prosjektet.
Dette gjør valget av entreprenør til et av de mest kritiske valgene byggherren tar, og det er viktig å gjennomføre en god utvelgelsesmetode. Det er lurt å gjennomføre anbudskonkurranse, intervjuer med personene som er tiltenkt brukt i prosjektet. Det bør settes som krav at de som deltar i intervjuene skal følge prosjektet helt i mål.
Det er viktig å avdekke om entreprenørene faktisk sitter med den kunnskap og erfaring de skriver at de har. Mange henter beskrivelser av hvordan samspillsentrepriser skal gjennomføres fra nettet, fore eksempel fra disse sidene, uten selv å forstå det de skriver. Intervjuene har derfor som formål å avdekke om entreprenøren faktisk forstår hva det vil si å arbeide i et samspillsprosjekt og hvordan dette prosjektet konkret bør organiseres.
Anbudskonkurransen
Private byggherrer kan fritt velge prosedyre for å velge samarbeidsparter. Vi anbefaler at NS 8410 brukes, men med noen særlige tilpasninger. Offentlige oppdragsgivere må følge regelverket om offentlige anskaffelser.
I praksis bør både private og offentlige byggherrer følge omtrent samme prosedyre, oppstille omtrent de samme kvalifikasjonskravene og tildelingskriterier.
Kvalifikasjonskrav
Det er nok vanligst å velge ut en håndfull entreprenører som er kvalifisert, eller pre-kvalifisere en håndfull entreprenører, og sende forespørsel om deltakelse i konkurransen til dem.
Utvelgelsen, eller prekvalifiseringen, har som formål å sikre at tilbyderne har nok teknisk, økonomisk og faglig kompetanse til å gjennomføre prosjektet. Ikke still unødvendige strenge krav, det utelukker kanskje en spennende og dyktig entreprenør som kan vise seg å være entreprenøren som er den rette for prosjektet.
Tildelingskriterier: Pris, forståelse av samspill og oppgaven
Hvem som skal få kontrakten bør avgjøres ut fra oppfyllelse av tildelingskriterier. Dette bør oppstilles flere kriterier, og det er vanlig å be entreprenørene gi en skriftlige og muntlige presentasjoner av deres erfaring og oppfatning av det å arbeide i samspillsentrepriser generelt og deres tanker om det aktuelle prosjektet konkret. Det må også konkurreres på pris, i en eller annen form, samt kompetansen og erfaringen til nøkkelpersonell som skal være med i hele prosjektet.
Tildelingskriteriene bør fordeles på pris, påslagsprosent på kostnader, generell forståelse av samspill som gjennomføringsmodell og konkret oppgaveforståelse. Det er nødvendig med noe «skreddersøm» i beskrivelsen av både pris kriteriet og oppgaveforståelsen.
Basert på deltakelse i slike prosesser har vi standardmaler for konkurransegrunnlag og evalueringsprosedyrer.
Når valget er gjort og kontrakt er signert er en av de viktigste milepælene i prosjektet oppnådd.
